1. Om personvernerklæringen
Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) er et særlovsselskap underlagt Lov om Studentsamskipnader (LOV-2007-12-14-116 med senere endringer) I henhold til denne loven er SiÅs sitt formål å ta seg av studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested. En studentsamskipnad skal tilby tjenester til studenter. I begrenset omfang kan en studentsamskipnad også tilby tjenester til andre enn studenter.
Personvernerklæringen omhandler hvordan opplysninger, herunder personopplysninger, som SiÅs samler inn, blir behandlet, delt og lagret i forbindelse med SiÅs sin kommunikasjon med deg, herunder bruk av Min side (Boligtorget), fagsystemer for våre virksomhetsområder og på vår hjemmeside sias.no.
Ansvarlig for behandlingen av personopplysningene (databehandler): Studentsamskipnaden i Ås (SiÅs) Org.nr. 955 222 261 Fredrik A. Dahls vei 3, 1432 Ås


2. Formålet med å samle inn personopplysninger
For å kunne tilby alle våre kunder så gode tjenester som mulig, gjøre tjenestetilbudet og informasjon om dette tilgjengelig, og gjøre det enkelt for kundene å betjene sitt helhetlige kundeforhold til SiÅs, innhenter, behandler og lagrer SiÅs personopplysninger om sine kunder.
Formålet med innsamlingen er å tilby deg et best mulig tjeneste- og servicenivå, samt å gi deg oversikt over og informasjon om dine studenttilbud, medlemskap, søknader, avtaler og leieforhold gjennom SiÅs. SiÅs-tjenestene gir deg muligheter til å organisere studenthverdagen din digitalt, herunder tjenester knyttet til blant annet studentbolig, trening og andre studentaktiviteter.
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi behandler dine persondata for å oppfylle nevnte formål. Det er viktig at du gjør deg kjent med denne da du ved å ta i bruk SiÅs-tjenestene gjør det nødvendig for SiÅs å behandle personopplysninger om deg.
Personopplysningene blir behandlet i henhold til personopplysningsloven, EUs forordning for personvern, bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover. Der innhenting, behandling og lagring ikke er hjemlet i lov/forskrift eller er spesifisert i avtale og kontrakt du inngår som kunde, vil vi innhente samtykke fra deg.


3. Dine rettigheter
SiÅs er forpliktet til å følge gjeldende regler om personvern. Reglene gir deg blant annet rett til å:
Trekke tilbake og endre dine samtykker.
Få personopplysninger vi ikke lenger har behov for å oppbevare slettet fra våre registre og systemer.
Få rettet uriktige personopplysninger.
Få innsyn i personopplysninger som er lagret om deg i våre datasystemer.
Kreve at opplysningene SiÅs har om deg kan overføres til en tredjepart som du bestemmer.
Klage til Datatilsynet dersom du mener at SiÅs ikke håndterer dine personopplysninger på lovlig måte.
Du kan ordne med innsyn, retting og sletting av opplysninger, samt endre dine samtykker via brukerkontoen din på www.sias.no eller ved å kontakte SiÅs på tlf 64966300 eller sende mail til den avdelingen det er naturlig for deg å henvende deg til.


4. Hvilke opplysninger samles inn og behandles
For deg som har et kundeforhold til SiÅs utover å betale semesteravgift, fremgår det nedenfor en overordnet oversikt over hvilke personopplysninger vi samler inn, behandler og lagrer i forbindelse med de avtaler/kontrakter/kundeforhold du har inngått med oss.
Leietakere i studentbolig: Gjennom å undertegne husleiekontrakt gir du SiÅs rett til å behandle og lagre persondata. Bokføringsloven sier at fakturaopplysninger må lagres i minst 5 år. Kontaktopplysninger har vi behov for å lagre så lenge du er kunde hos oss, og en viss periode etter dette. Detaljert informasjon om behandling av personopplysninger for deg som er leietaker hos SiÅs Bolig finner du her.
Medlem i EIKA Treningssenter: Gjennom å undertegne treningsavtale gir du SiÅs rett til å behandle og lagre persondata som er relevant for ditt kundeforhold. Dataene lagres hos vår underleverandør av medlemssystem «Exceline». Dersom vi skal lagre treningsdata om deg, vil vi be om særskilt samtykke til dette.
Brukere av helsetjenester hos Helsestasjon for Ungdom og Studenter i Ås Kommune (HFU): De tjenestene som faller innunder helselovgivningen (pasientjournalloven) behandles i henhold til denne lovgivningen, og holdes adskilt fra SiÅs sine øvrige data. Brukere av helsetjenester og kurs, gir gjennom avtale/kurspåmelding samtykke i at HFU samler inn nødvendige persondata i forbindelse med dette.
SiÅs samler ikke inn data om aktivitetene i nettbaserte tjenester fra SiÅs for statistikk eller analyseformål.


5. Hvordan bruker SiÅs dine opplysninger
Informasjonen vi samler inn, opplysningene du selv har registrert, og opplysninger som oppstår gjennom kundeforholdet, brukes for å oppfylle våre avtaler med deg og utvikle og forbedre SiÅs-tjenestene.
SiÅs bruker opplysningene for å gi deg tilbud og kommunikasjon i tråd med de samtykker du har gitt. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og vi vil da slette de opplysninger som ble lagret i tilknytning til det aktuelle samtykket. Vi kan ved aktivt samtykke eller som en del av relevant kundeforhold:
Bruke dine kontaktopplysninger til å sende deg informasjon, og til å invitere deg til å evaluere hvor fornøyd du var med bruk av SiÅs sine tjenester.
Formidle tilbud på SiÅs tjenester og øvrige henvendelser fra SiÅs for markedsføringsformål direkte i SiÅs-tjenestene, og til øvrig kontaktinformasjon du har registrert i SiÅs-tjenestene, som epost og telefon.
Benytte dine personopplysninger og opplysninger om din bruk av tjenesten anonymisert for å hjelpe oss med å fatte beslutninger om salg, markedsføring og produktutvikling.

6. Arkivering og sletting av personopplysninger
Når du ikke lenger betaler semesteravgift til SiÅs og ikke benytter noen av SiÅs sine tjenestetilbud, oppbevarer SiÅs persondata i en begrenset periode etter et kundeforholdet er avsluttet. Deretter slettes alle opplysninger om deg utover de opplysninger som bokføringsloven og eventuell annen lovgivning krever lagret.


7. Behandlingsansvarlig
Etter personopplysningsloven har SiÅs rollen som behandlingsansvarlig. SiÅs sin Administrerende direktør har fullmakt til å opptre som behandlingsansvarlig på vegne av SiÅs. Behandlingsansvar for de ulike tjenestetilbudene kan delegeres til leder av aktuelle tjenesteområde.
Utleveres opplysninger om deg til SiÅs sine tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene, og SiÅs vil håndtere ansvaret for databehandlers håndtering av personopplysninger gjennom egne databehandleravtaler.


8. Hvem deler SiÅs opplysninger med (utlevering)
SiÅs kan i visse tilfeller, regulert av lovverk, levere opplysninger til myndighetene og til tilknyttede utdanningsinstitusjoner. SiÅs deler ikke dine personopplysninger for kommersielle formål eller markedsføringsformål uten ditt forutgående samtykke.


9. Hvem behandler dine opplysninger (databehandlere)
SiÅs kan benytte underleverandører for å levere, utvikle og forbedre SiÅs-tjenestene. Disse underleverandørene har ikke tillatelse til å benytte personopplysningene for andre formål. Underleverandørene blir da databehandlere, mens SiÅs forblir behandlingsansvarlig. SiÅs inngår databehandleravtaler med alle databehandlere som mottar/behandler/lagrer personopplysninger fra SiÅs.


10. Sikkerhet
Vi benytter flere forskjellige IT- systemer og metoder for å holde informasjonen din sikker når den overføres fra deg gjennom internett til våre servere


11. Sosiale Medier
SiÅs publiserer nyheter på Facebook og på www.sias.no. SiÅs vil ikke legge ut personopplysninger på disse stedene. SiÅs vil kunne benytte tilbakemeldinger fra kunder til å videreutvikle våre tjenester ytterligere.
Funksjoner for sosiale medier driftes enten av en tredjepart eller direkte på nettstedet vårt. Din bruk av slike funksjoner er underlagt personvernerklæringen til selskapet som leverer dem.


12. Endringer
SiÅs kan endre samtykkevilkår og personvernerklæring for å følge nye rettslige krav, og på grunn av endringer i vår egen praksis for innsamling og behandling av personopplysninger. Ved endringer som krever samtykke vil du bli bedt om å samtykke til nye vilkår når du logger på sias.no før endringene iverksettes. Informasjon om andre endringer vil bli gitt på www.sias.no.


13. Dine rettigheter
Som bruker av SiÅs kan du være trygg på at SiÅs tar ansvar for å beskytte dine personopplysninger. Du kan ha tillit til at vi samler inn, bruker og beskytter personopplysningene dine på en trygg og god måte.


SiÅs garanterer å:
Være åpne om hvordan vi samler inn, bruker og lagrer dine personopplysninger.
Kun bruke personopplysningene dine for det formålet vi har samlet dem inn for.
Ikke samle inn eller behandle flere opplysninger om deg enn vi trenger for å kunne tilby deg SiÅs-tjenestene, eller hva du har samtykket til.
Som registrert hos SiÅs har du i henhold til personvernlovgivningen rett til innsyn i dine persondata og rett til å få dine data endret, slettet eller utlevert, så sant ikke dette strider mot annet lovverk.
Har du spørsmål til behandlingen av personalopplysninger i SiÅs, kan du sende e-post til den avdelingen det gjelder (se oversikt over alle avdelinger på sias.no/kontakt oss) og merke den med "Personopplysninger".


Du kan klage på hvordan SiÅs behandler dine opplysninger til:
Datatilsynet e-post: postkasse@datatilsynet.no telefon: 22 39 69 00.